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La organización de un congreso, se inicia con hasta 10 meses de antelación al evento y uno de los primeros pasos es contactar a los proveedores. Puntos a tener en cuenta.

Organización de eventos

Para empezar, debés tener en cuenta no solo el tipo de congreso sino también el salon, pués éstos suelen tener servicios fijos en el lugar.

La calidad es la premisa, recuerda seleccionar empresas duchas en organización de congresos, presta atención a la decoración, al personal, los materiales a utilizar y no olvides que existe un protocolo a seguir en el evento.

En lo referido a RR-HH deben ser personas con conocimiento de idiomas, además de la educación y presencia, prioriza la eficiencia y no tanto la belleza.

Seguramente los organizadores de eventos y en este caso de congresos sabrán que, en lo referido a contratación de servicios será muy estricto en su selección, no sólo en lo económico, sino también en la calidad de lo contratado.

Respecto a las inscripciones en secretaría deberás chequear el funcionamiento correcto de pc, impresoras, copiadoras y redes.

Para los porfolios y carpetas recuerda que los datos principales del congreso vayan impresos al igual que los bolígrafos y otros complementos.

Las credenciales y sus destinatarios deben ser serias, de calidad y con algún color o detalle que identifique la categoría del participante referida a los accesos e incluso en ocasiones llevan su foto y su número de documento.

Según la jerarquía y tipo de congreso, la credencial es acompañada por un pin (exposiciones, conferencias, ferias).

Para los diplomas de asistencia o de participación que su diseño sea simple y elegante. Generalmente son firmados por los presidentes de las entidades intervinientes en los congresos.

- Los congresos y los servicios

El sonido es un factor importante en estos eventos. Para las imágenes y proyectores de alta calidad, resolver que tipo de sistema será utilizado. La señalización debe concordar con el diseño de las impresiones del Congreso.

La seguridad es otro aspecto a tener en cuenta tanto para lo material como para la protección de congresistas, disertantes y las personas. Recuerda que los convenios sean específicos y claros.

- Consejos generales

Cuenta con proveedores de servicios seguros y con trayectoria en este tipo de eventos.

Llama a concurso de proveedores y solicita detalle de precios con tres opciones al menos y presentarlos al comité organizador, con quien se evaluará la selección, con el elegido realiza un contrato donde se fijarán claramente las prestaciones a realizar.

Si además son sponsor, redacta en el contrato las contraprestaciones ofrecidas. Por último recuerda coordinar con tiempo suficiente reuniones para detallar y aclarar el organigrama de cada uno de ellos y su relación con el conjunto de prestadores.


Por Tomas Dufre


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